好的作业指导书(WI/SOP)必备四要素
  • 信息来源: 质量工程师之家
  • 日期: 2020-05-23
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作业指导书是一种非常基本的工具,为操作者正确完成工作提供帮助。因此,作业指导书的用户理所当然是操作者,然而,在很多地方,作业指导书已经与这个最根本的目的相去甚远了。

为了满足工程师的要求,质量经理的要求,审核的要求,作业指导书中加进去了越来越多的内容,格式越来越复杂,也越来越不为操作者理解,最终逐渐失去了作业指导书存在的意义。

如何评估你的作业指导书是不是有效的呢?

这里有作业指导书必备的四个要素,只有满足了这四要素,才能称得上是好的作业指导书。

要素一:作业人员信任你的作业指导书

作业指导书值得信任是核心。当作业指导书是作业人员作业时唯一被遵循的指导时,这种信任才有可能建立。

然而,现实中经常发生的是,某工程师,经理来到现场,口头对作业人员的操作提出变更要求,这些要求并没有反映到作业指导书上。这些工程师、经理甚至把这种行为看作是自己的能力。

这样下去,作业人员自然不会对作业指导书产生信任。

无论是谁,都应该以书面的方式传递现场作业的要求,否则就会毁掉员工的信任。

要素二:作业人员能快速理解作业指导书

一份好的作业指导书,应该能让作业人员很快理解。应该尽可能用图片来提供作业指导,仅辅助以很少的必要的文字。

*一个文字也没有的IKEA组装作业指导书

当一份作业指导书包含太多与“作业”无关的内容时,其可理解性将大大降低。一份作业指导书应该尽可能只有一页,作业人员如果需要在多页/多屏之间切换时,作业指导书的可用性也将大受影响。

还有,如果用一些专业术语,或只有自己才看得懂的简写来写作业指导书,那么这种作业指导书在还没发行前就已经失败了。

要素三:作业指导书应该随时可以被作业人员拿到

作业指导书是不是要时刻挂在作业人员的眼前呢?我的看法是,如果能做到时刻挂在眼前自然是最好。

即使做不到时刻挂在眼前,那么当作业人员需要参考作业指导书时,他应该能很快地拿到它,这里的“很快”指的是在几秒钟的时间内。为什么有这样的要求呢?因为,如果他不能在几秒内拿到作业指导书,那么他就可能会自己猜测,去问同伴,问组长,而那些人给他的答案也许是不正确的。

更重要的是,如果作业人员去问人而不是看作业指导书,那么将对要素一产生负面影响。

要素四:作业指导书要与员工的培训保持一致

我们都会为作业人员提供培训,这些培训的教材可能不是写作业指导书的人编写的。如果培训教材的要求、用词与作业指导书不保持一致,那么将困扰被培训人员。

员工的技能培训与作业指导应该是一个体系的,保持两者的一致性是最基本的要求。

结语:

如果缺少以作业人员为关注中心的作业指导书,作业人员将不得不使用猜测、听说、试错等方式来工作,这种工作方式必然导致偏差,而我们知道,偏差是一切质量问题出现的根源。

现场的质量管理任重道远,制定一份好的作业指导书是重要的第一步。

如何编写一份SOP?

SOP是啥?

进入公司,就会发现每个公司都会有一套属于自己的流程,无论是管理方面的还是运营方面的。 而这套流程是需要文件来规范的,其中一个文件就是SOP。SOP主要是用于规范操作和规范使用的仪器的。

它就是一本傻瓜手册,傻瓜到就算你没有任何专业知识背景,也能完成分配给你的工作,大家之间的差别只体现在熟练度。

先让我们随手举个例子来理解一下 SOP ,比如我们要写一个「把大象放到冰箱里」的流程:

文章来源:网络搜集

“制造”就是以规定的成本、规定的工时、生产出品质均匀、符合规格的产品。要达到上述目的,如果制造现场之作业如工序的前后次序随意变更,或作业方法或作业条件随人而异有所改变的话,一定无法生产出符合上述目的的产品。

因此, 必须对作业流程、作业方法、作业条件加以规定并贯彻执行,使之标准化。

标准有以下四大目的

技术储备 提高效率

防止再发 教育训练

标准化的作用主要是把企业内的成员所积累的技术、经验,通过文件的方式来加以保存,而不会因为人员的流动,整个技术、经验跟着流失。达到个人知道多少,组织就知道多少,也就是将个人的经验(财富)转化为企业的财富;

更因为有了标准化,每一项工作即使换了不同的人来操作,也不会因为不同的人,在效率与品质上出现太大的差异。如果没有标准化,老员工离职时,他将所有曾经发生过问题的对应方法、作业技巧等宝贵经验装在脑子里带走后,新员工可能重复发生以前的问题,即便在交接时有了传授,但凭记忆很难完全记住。

没有标准化,不同的师傅将带出不同的徒弟,其工作结果的一致性可想而知。

什么是SOP?

Standard Operation Procedure

所谓SOP,是 Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写 ,即标准作业程序。就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

  • 是以文件的形式描述作业员在生产作业过程中的操作步骤和应遵守的事项;
  • 是作业员的作业指导书;
  • 是检验员用于指导工作的依据。

SOP的作用

  • 将企业积累下来的技术﹑经验记录在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失;
  • 使操作人员经过短期培训,快速掌握较为先进合 理的操作技术;
  • 根据作业标准,易于追查不良品产生的原因;
  • 树立良好的生产形象,取得客户信赖与满意;
  • 实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化;
  • 是企业最基本﹑最有效的管理工具和技术资料。

SOP的特征

  • SOP是一种程序

SOP是对一个过程的描述,不是一个结果的描述。同时,SOP不是制度,也不是表单,是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序。

  • SOP是一种作业程序

SOP首是一种操作层面的程序,是具体可操作的,不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准,SOP是属于三阶文件,即作业性文件。

所谓标准,有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP,而一定是经过不断实践总结出来的,在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。

说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化,细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。

  • SOP不是单个的,是一个体系

虽然我们可以单独地定义每一个SOP,但真正从企业管理来看,SOP不可能只是单个的,必然是一个整体和体系,也是企业不可或缺的,而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。

举例

麦当劳作业手册:

大家都熟悉的麦当劳,它有许多分店,但是口味却是一样的美味?他们的工作标准有560页!我想这也许是他们的秘密吧。

肯德基的炸鸡:

KFC的新奥尔良烤翅肯定好吃吧? 他们规定炸好之后要放在滤油网上,不能多于七秒,因为这样太干燥了,不能少于三秒,否则就会太油了。

SOP编写指南

1. SOP编写流程

2. SOP编写计划书:

明确SOP的编号、工序名称、编写人、初稿完成时间、小组讨论时间及最终的定稿时间。

3. SOP编写人员要求:

  • 操作好,有经验,有一定写作基础的一线员工
  • 沟通,打消编写人员的顾虑
  • 培训
  • 给予支持:专门的时间、提供相关资料等
  • 编写小组要有团队精神

4. SOP的讨论修订:

  • 统一认识,达成共识
  • SOP讨论会参与人员
  • 操作员、设备员(维修人员)、工艺员、体系管理员、编写组负责人及1-2名与本岗位无关的人员
  • 讨论会要作到互相挑战,各抒己见
  • 必要时可进行现场确认

5. SOP的试运行:

目的: 通过实践来检验SOP的合理性和可操作性

6. SOP的定稿、批准和执行:

  • 建立与SOP相应的查核表(工段长、工艺工程师两级查核)
  • 定期查核
  • CPCPR(Critical Process Control PointReview ):关键工序控制点回顾,关键工序是对产品质量起重要、关键作用的工序,通过建立关键工序控制点并实施严格的质量控制,以提高产品质量的过程控制能力

7. 适时更新:

  • 当工艺要求、设备状况等发生改变,一些操作方法的改进时,要对SOP进行评审和更新
  • 定期回顾
  • 确定回顾时间及参加人员
  • 将回顾结果纳入更新内容
  • 将正式发布的SOP列入SOP清单

SOP六要素

>>>物料名称及数量<<<

在生产前须确认好本工位所需的物料和准备的物料是否一致、数量是否正确,物料是否经过IQC检验。当全部确认无误后方能上线生产。

生产过程中绝不接受不良品,绝不生产不良品,绝不传递不良品。

>>>工装夹具<<<

每天上班前对夹具进行校准检查,确认工装夹具是否能够正常使用。

>>>设备名称及参数<<<

设备操作工必须经培训合格后方能上岗操作机器,在设备开启前先仔细阅读设备使用说明书及设备各参数的设定值,然后按照使用说明书对机器进行操作,且确定设定的各参数值与要求的参数值相同。

>>>作业步骤<<<

操作步骤是SOP内容中的重点,必须简洁、明了,让人一看就懂,一看就知道怎么操作。SOP需要达到的效果是一个新人一来就可以独立操作且产品质量合格,这也是SOP的最高境界。

>>>人员配置<<<

SOP中各工位须确定人员,这样可以避免每天上班还得需要班组长对人员进行分配。这样每天上线前员工知道自己要做什么准备,并且可以让他们更熟练本工位工作。工位定员的话既可以节约时间,又可以保证质量。

>>>安全因素<<<

任何操作都有可能导致产品的质量问题,所以我们在SOP中必须包含操作的注意事项、检查项目和一些人员安全须知。

SOP的编写要点

编写总要求:

  • 条理化,规范化,形象化
  • 逻辑性
  • 正确性,精确性
  • 可操作性

SOP的编写要条理化、规范化、形象化:

  • 语句和结构
  • 条理清晰
  • 文章前后有关联,指向分明

SOP不但要正确更要精确。

例:某一个喷涂操作SOP的准备工作

  • 正确的: 保持喷枪离所需喷表面垂直距离适中。
  • 精确的: 保持喷枪离所需喷表面垂直距离为30 — 40cm。

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